办公设备盘点报告

[办公设备使用管理制度]办公设备管理

制度

第一篇办公设备管理制度:企业计算机设备管理制度

企业计算机设备管理制度

为加强计算机管理，确保计算机系统正常可靠地运转，保证

各部门日常工作的顺利开展，特制定计算机设备管理制度。

1.计算机设备是指各部门个人日常办公使用的计算机设备，

包括服务器、网络设备、共享打印机等专有设备;

2.个人日常办公使用的计算机设备主要有计算机主机(包括

机箱内的各种芯片、功能卡、内存、硬盘、软驱、光驱等)、显示

器、打印机、ups、外设(键盘、鼠标、音箱)等。

3.计算机设备使用的具体规定

(1)分配到个人或部门使用的设备，部门主任或负责人对设备

的安全和完整负有责任。每人必须爱护、珍惜分配给自己使用的

计算机设备。

(2)每人原则上只能使用本部门分配的计算机。非必要时，不

能将机器交由他人操作(特别是非本部门人员)。未经当事人同意，

不能擅自在他人的计算机上进行任何操作。

(3)所有计算机设备，未经授权同意，不得擅自改变位置、拆、

换任何零件、配件、外设。不论该行为是络、数据造成影响，一

经发现，将严肃处理。

(4)未经授权同意，个人不得擅自将私有或外来的零件、配件、

设备，加入到本单位的办公计算机设备中或网络中。不得擅自安

装未经认可、允许的游戏和盗版软件，否则，后果由当事人负责。

(5)如果需要将私有或各部门自行购置的计算机设备添加到

本单位的计算机设备或网络中，必须预先争得主管人员同意，在

确认不影响现有设备、数据、网络安全后才能添加，否则一经发

现将严肃处理。

(6)如果需要将系统内的计算机设备搬离办公地点(或借给外

部门或单位)使用，必须预先报上级部门批准，并做登记后，在不

影响正常办公的前提下方可搬离或借出(必要时将相关数据删除)。

(7)更新计算机设备的途径：一是定期对部分需要升级的机器

增加新配件(如增加内存)或更新部分配件;二是使用的设备已经

到了淘汰的年份而必须更换新设备。设备更新和旧设备淘汰工作

由根据计划分批进行。

4.违反计算机设备使用的具体规定处理办法

(1)擅自拆、换任何零件、配件、外设者，报上级部门处理。

(2)所有计算机设备，未经授权同意挪动或搬离办公地点(含

借给外部门或单位)使用。一经发现，除按有关规定处理外，不再

负责该设备的维修，后果由当事人负责。

(3)擅自安装未经认可、允许的游戏和盗版软件者，一经发现，

报上级部门处理。不再负责该设备的维修，后果由当事人承担。

(4)在检查中发现该部门计算机使用管理混乱，未按相关规定

执行者，将收回所配给的计算机，待部门管理整顿改善并做出相

应处理之后，再酌情恢复配给。

延展阅读：

工商局计算机设备管理制度

一、本制度所指的计算机设备包括计算机的硬件和软件。

二、办公室对本局的信息系统所用硬件设备进行统一管理,

并建立设备卡片,对硬件设备的配置状况、使用单位、使用状况、

起用时间、型号品牌等信息进行记录。信息技术管理股对计算机

机房内设备建立专门的机房设备管理档案。

三、信息技术管理股、办公室、财务装备股互相配合,对已采

购的计算机设备应进行合理的调配。

四、信息技术管理股负责本局范围内计算机设备的日常管理

和维护,保管好各类计算机设备驱动程序、保修卡、说明书等重要

随机资料。

五、硬件设备的操作使用要严格执行设备操作管理规定,要

经常对有关设备进行保养保持机房和设备的整洁,严禁违规违章

操作、确保机房、硬件设备的安全。

六、在组织软件的升级工作时,一般应在同一个时间内一次

性更换所有在用软件,升级前应通知各基层单位、各用户。

七、未经信息技术管理股同意,各单位不得随意改变计算机

的名称、IP地址等参数,不得改变指定的内、外网计算机设备的用

途。

八、要严格保护所有在用软件的版权,包括网络、数据库、操

作系统、软件等。省局推广的各类计算机应用系统软件的范围限

于工商系统范围内的各级部门,严禁将软件以任何形式出售、转

让或赠送给该范围以外的任何单位或个人。

九、严格执行定点维修、销毁制度。涉密计算机及涉密移动

存储介质必须到保密工作部门指定的定点进行维修、销毁,不得

交由经销商和其他非定点单位维修、销毁。

十、各单位要制定具体的防病毒措施。所有来历不明的媒体

介质在使用前必须经过病毒检测,使用网络的单位要严防病毒通

过网络传播,办公用计算机不能装入各种游戏软件。

第二篇办公设备管理制度:公司规章制度2017年

没有规矩，不成方圆。一个公司只有在一个规范下所有的员

工才能按部就班的完成自己的工作，一份完整的规章制度对于一

个公司而言是非常重要的。

第一章文书管理办法

第一条文件流传细则

一、分类：

(一)、外来文件：公文(命令、指令、决议、指示、通知、通

报、报告、请示、批复、涵、会议纪要)、电报、传真等。

(二)、本部制发文件：本公司内部文件和对外业务文件。

二、收文

(一)、本公司与外界往来的文件，由行政部统一登记、收文。

(二)、内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、

存档。

三、发文

(一)、以公司名义撰写的文件，可由各部门自行拟稿，总经

理审批后，统一由行政部登记签发。发文须填写《发文卡》(附表

一)。

(二)、以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。

四、分文

(一)、外来文件由行政部登记收文后，根据业务性质分送各

有关部门处理。

(二)、内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接

送收文部门登记签收。

五、会签

(一)、需多部门或多人会签处理的文件应附上“文件签收单”

或“文件批阅单”。

(二)、各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职

责及时认真处理并签署意见。

(三)、文件收文后，再依“文件签收单”或“文件批阅单”内所指

定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最

后一个会签单位，则处理后将本文件转送行政部。

第二条重要文件的审核、执行

一、审批

涉及公司总体协调或应由公司总经理审核的文件，由行政部

汇总签办意见，呈总经理做最终的审核、批示。

二、执行

经总经理或有关人员的批示后，发文卡、正本留行政部归档

存查，由行政部将文件复印一份送执行单位处理并督促执行。

第三条撰写文书格式

一、公司实行按国家标准和公司标准统一的文书规范格式。

二、对已经统一的文书类，要求各部门及员工严格按公司规

范格式操作。

三、文书规范格式

公司的标准字体为宋体和仿宋，如无特殊说明，公司所有文

件执行《公司文件写作标准》中的规定。

第一条会议分类

会议分为常规会议、专题会议。

第二条会议通知

一、例会时间固定，不需另行通知，如出现会议时间调整，

公司级例会由行政部通知各参加人员。部门例会则由部门自行通

知并报行政部说明原因。

二、会议通知需明确会议时间、地点，内容和参会人员等。

三、会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准

备的会议资料、会议安排等作特别说明的会议，应以会议通知单

进行书面通知。

第三条会议准备

公司级会议由行政部负责会场安排，部门级会议由部门指定

人员负责会场安排，会议准备须在会前半小时准备完毕。

第四条会议纪律

一、会议组织部门负责会议纪律的维护，准备签到表，组织

参会人员签到。

二、参会人员提前5分钟到达会场进行签到。会议开始时，

组织人收回签到表。会后，组织人在签到表上标注迟到(注明到会

时间)、未到人员。

三、公司例会原则上不允许请假，未参会者按每次扣款50

元给予处理，迟到者按迟到规定进行处理;公司例会上，手机铃响，

按50元/次给予处罚。

四、公司临时性会议参会人员如不能按时出席，需提前向会

议组织部门请假并详细说明理由，会后需向行政部门补交说明，

由上级领导签字。

第五条会议记录

一、会议组织部门安排专人进行会议记录，会后整理会议纪

要，并于会后两个工作日内，发送到群空间，便于各参会部门负

责人及时查阅。会议纪要文字记录(附签到表)交行政部存档。会

议表决的重大规章制度，行政部负责在公告栏公示。

二、公司会议纪要由总经理签字，直接下发;部门例会纪要由

部门负责人签字;专题会议纪要需参会主要人员(或部门)签字。

三、会议纪要按公司模板记录，会议迟到、未到人员名单附

后。

第三章办公用品及劳保用品管理

第一条各部门员工办公用品配备按其部门办公用品配备标

准执行。

第二条办公用品申请

各部门于每月20日前填写《办公用品申购单》(附表二)，经

部门领导签字批准后交行政部，行政部根据库存情况进行采购。

第三条办公用品配备、领用

一、职能部门新员工入职时，每人配备笔记本和签字笔各一，

其他办公用品根据岗位配备标准予以配备。

二、销售部、预算部、工程部员工所需办公用品由销售内勤

至行政部集中领取，其他部门所需办公用品由部门指定人员负责

领取，并建立部门内部领用台账。领用时，领用人需在《办公用

品领用登记表》上进行登记。

三、员工领用的所有办公用品必须合理使用，杜绝浪费。

第四条办公设备管理

一、个人办公设备

(一)、员工入职或转岗时，行政部根据其岗位要求为其配备

相应的办公桌椅、电脑、电话等办公设备。

(二)、公司为员工配备的各类办公设备需爱惜并妥善保管。

由于自然磨损或老化致不能正常使用的，可向行政部申请更换，

以旧换新，申请时需填写《办公设备更换申请表》(附表三)并报

部门领导批准。如因人为原因导致或故意损坏致不能正常使用的，

由相关责任人照价赔偿。

二、公共办公设备

(一)、对于打印机、复印机、传真机、笔记本、照相机、投

影仪等公共办公设备，由行政部根据公司及各部门需求统一申请，

并提交总经理审批后，方可购买配备。

(二)、员工可根据实际工作需要借用笔记本、照相机、投影

仪等公共办公设备，借用及归还时，需进行登记。

以上公共办公设备属公司固定资产类别，已收录财务固定资

产账，由财务部对公共办公设备进行定期的核查盘点。

第五条劳动保护用品管理目的及适用范围

一、劳保用品管理目的

规范公司劳保用品的管理从而提高车间劳动安全、保障员工

身体健康，为员工提供符合国家相关标准的劳保用品，并监督、

教育员工按照使用规则佩戴使用。

二、本规定适用于本公司各部门劳动防护用品的发放、使用、

回收和管理。

第六条职责分工

一、行政部制定劳保用品的管理规范并对规范进行执行和监

督，发放标准原则上每年审核、调整一次，以使发放标准符合实

际性。并根据危害因素的变化情况提出变更防护用品建议并报总

经理批准，以降低有毒有害因素对员工的伤害。

二、行政部负责所有劳保用品的采购、保管和发放。

三、凡上岗操作的员工必须配备与本岗位相应的防护用品，

并按规定使用。

第七条管理程序

一、行政专员根据劳保用品的库存情况，于每月的25日前

提报《采购计划》，经部门负责人批准后进行采购。于当月27日

之前，将所需的劳保用品采购入库并完成发放。

二、当月10号(含)之前入职人员，当月享受劳保待遇，10号

之后入职人员，下月享受劳保待遇。

三、劳保用品的发放标准一经批准后，全体员工原则上不得

额外领取劳保用品。如有领用，按劳保用品的实际价格，由领用

人承担，领用人需至财务部付款，凭财务开具的收据至仓库管理

员处领取劳保用品;特殊情况必须有部门经理批准才能领用。

四、新员工入厂安排工作岗位后，由本班组长带领该员工到

仓库管理员处按该岗位的劳保用品发放标准办理劳保用品的领

用手续。

第八条劳保用品的发放标准及发放规定

二、劳保用品的发放手续和管理办法

(一)、行政部结合实际情况(包括人数、用品使用情况)，将需

领用的劳动保护用品品名、数量统一编制《劳动保护用品发放单》，

必须严格按发放标准进行发放，发放完毕后，将发放单据存档保

管。

(二)、员工入职后可根据岗位需求发放基本劳保用品(口罩、

手套)，砂浆车间员工双选期满即可发放其它劳保用品。

(三)、公司为正式员工提供工作服，试用期内可自愿领取旧

工作服，转正后以旧换新。工作服使用期届满后不再收回，员工

中途离职需将使用期内的工作服清洗干净后交行政专员，未交回

者按工作服剩余使用时间扣除工装费。

(四)、临时上岗员工口罩、手套可以随岗位及时发放。

(五)、员工休假(病、产、事、工伤及脱产学习)超过一个月者，

停发月度劳保用品。

(六)、生产、技术岗位特殊工种的劳动保护用品需至仓库管

理员处领取。

(七)、由财务部会同行政部对各车间劳动保护用品的领用情

况进行季度统计结算，结算情况纳入各部门业绩考核内容。

第九条其他用品管理

一、各类钥匙的配置管理

(一)、行政部根据各部门实际需求配置部门及车间钥匙，员

工不得私自配置钥匙，有需求时，需报行政部批准并备案，统一

进行配置。

(二)、员工应妥善保管好公司为其配置的所有钥匙，如有损

坏、遗失等情况，由保管人照价赔偿。

(三)、因钥匙遗失或保管不当，造成各部门、车间等失窃的，

其保管人应承担相应责任。

(四)、如遇工作调动、离职等情况，保管人应将钥匙妥善交

给行政部保管，并记录备案，不得随意处置。

第四章档案管理

第一条文件材料的收集管理

一、公司指定专人负责文件材料的管理。

二、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交行政

部归档。

三、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件

材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政

部收集。

第二条档案分类

一、制度性文件：各项规章制度、管理办法等;

二、会议性文件：股东大会、董事会、监事会、总经理办公

会及其他会议形成的材料、会议记录、会议纪要等;

三、计划性文件：企业总体计划或规划、开发计划、项目计

划、营销计划、财务计划等;

四、证件性文书资料：法人营业执照、组织机构代码证、税

务登记证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证

明等;

五、汇报性文书资料：企业上报各级主管部门的文件资料和

相关统计表，以及公司领导相关发言及汇报材料等;

六、声像资料：本公司的大事记及反映本公司重要活动的，

以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、影像

资料等;

七、技术性资料：各类工程图纸、竣工资料、验收资料、试

验资料等。

八、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

九、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第三条归档

一、各部门负责对本部门日常工作中形成的档案资料进行收

集和管理，并编制部门档案管理记录目录。

二、对于需要移交档案管理部门的资料，各部门应按要求进

行整理，向行政部移交。移交档案要填写《档案移交目录清单》

(附表四)，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。行政部对

档案进行审核后签字，并按规定对档案分类、编号、归档。各部

门须每月底将档案目录备份至行政部。

三、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐

全完整。

四、立卷时应概括而简洁地写好案卷标题，编制好案卷目录，

并装订整齐;

五、各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、

馈赠品等)归档必须有原件，并保持其完好无损;

第四条档案资料的日常管理

一、公司档案管理人员须按照档案管理规定对档案资料进行

立卷、标识和保管。

二、部门档案资料要登记详细信息，并编制《部门档案管理

记录目录》，以便检索利用。

三、文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒

内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。

四、行政部负责除财务类各类档案资料的形成与归档、分类、

鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。

五、财务类的档案由财务部门负责归档与保管。

六、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结

放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

第五条档案的使用

一、借阅档案原件只限在档案室，不能带出，档案外借原则

上只借复印件，档案使用申请部门须填写《档案借阅审批单》(附

表五)，按权限完成审批程序后，档案管理人员进行登记。

二、借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或

损坏，应立即报告直接上级。

三、借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重

新办理手续。

四、档案管理员和借阅人员，要负责做好档案的保密工作。

第六条档案销毁

行政部对已失去利用价值的档案，申请销毁，销毁时，行政

部必须填写申请销毁报告，编制《档案文件销毁审批清单》(附表

六)，经归属部门审核，行政部领导审批确定，重要档案须报总经

理审批。

经批准销毁的文件应留存半年，确无保存价值后再销毁。将

销毁目录和批准手续文件一并存档备查。

第五章印章管理

第一条本制度所指印章为公司的所有印章，包括公司印章、

法定代表人印章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印

章，以及因工作发展需要需印制的其他印章。

第二条本制度适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、

证书及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。

第三条印章的刻制

一、公司所有印章的刻制由财务部统一归口办理。因公司业

务发展需要申请部门印章时，由申请部门填写《印章刻制申请表》

(详见附表七)，经规定的审批程序后，由财务部根据具体规格要

求统一安排刻制。

二、印章刻制的审批权限：

(一)、公司印章、公司法定代表人印章、由行政部提出申请，

总经理批准。

(二)、公司其他印章，由使用人提出，用章部门核准，财务

部审核，总经理批准。

三、公司印章、公司法定代表人印章的刻制，必须符合国家

的有关规定。

第四条印章的启用

一、新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。

二、印章启用应报总经理批准，并下发启用通知，注明启用

日期、发放单位和使用范围。

第五条印章的管理

一、公司所有印章，均由财务部负责登记、留样并确定印章

保管及使用责任人(以下简称印章专管员)。

第三篇办公设备管理制度:公司办公室管理制度

公司办公室管理制度

第一章总则

一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内

务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制

订本制度。

二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。

三、切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范

化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公

司的办公事务有效开展。

四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做

到每周有计划、每月有总结的工作目标。

第二章职责范围

一、办公室管理人员直接受行政人事主管领导，在直属主

管的领导下主持开展办公室的各项工作。

二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的

整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管

理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。

四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供

相应的服务。

五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来

客接待和公司的各项文化宣传等工作。

六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，

及时做出整理，当好领导参谋。

七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如:名

片印制、收发传真等。

第三章工作规范

一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语

规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。

二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工

作。

第四章办公室事务管理

一、文书管理制度

文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责

范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，

文件特指公司内外部发文文件;而文书特指内部一般性传阅资料。

档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、

档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。

(一)文件管理制度

第一条管理要点

1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文

速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

2、文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、

外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、

页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文

部门、内容等信息;措辞规范，表达无歧义。

4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号

定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

第二条制度规范

1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办

公室人员负责执行。

2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，

各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经

理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，

行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回

起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。

4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应

记录。

5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性

文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅

手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准

后方可借阅。

7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记

录并限期清退。

8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，

附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年

终一大清。

9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报

行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。

第三条文件管理流程设计

1、内部文件管理流程:起草文件→审查编号→审批、签发→

打印文件→下发文件→文件存档

2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存档→

清退→文件存档→文件销毁

3、借阅流程:提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文

件存档→文件销毁

(二)文书管理制度

第一条管理要点

1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司

内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，

充分发挥文书在各项工作中的指导作用。

2、文书管理范围包括:一般性文书(通知、公告、提案意见、

会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简

报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文

书资料。

3、除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页

眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。

4、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，

保持纸质文档与电子文档的同步更新。

第二条制度规范

1、根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，

张贴公示学习。

2、按照文书管理范围，行政人事部的发文根据需要填写《发

文簿》，所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。

3、行政办公室发出的学习文书，需附上学习进度表;阅读者

需认真学习并签名备注。

4、按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与

年终归档相结合，对照编号列出整理清单。

5、根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销

毁;须上级审批同意，方可销毁。

6、办公室负责人为第一责任人，若发现文书丢失，办公室

人员必须查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由

办公室负责承担。

7、违反以上规定者按照相关规定予以惩处。

第三条流程设计

起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目

录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁

(三)档案管理制度

第一条管理要点

1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、

更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理

质量与效率。

2、档案管理范围:公司各类证照及各类文件、文书资料、其

他应存档的信息资料。

3、根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的

归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。

第二条制度规范

1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，

包括附件、批复、定稿等。

2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再

按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。

3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，

对照编目，列出清单。

4、各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审

核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。

5、档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别

是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与

完整。

6、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。

第三条流程设计

根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制

编目→存档→借阅→清退

二、办公用品管理制度

第一条管理要点

1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，

节约办公经费，提高利用效率。

2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权

责一致严格要求，无私自挪用现象。

3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统

计”原则。

4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，

择优选用，合理开支。

第二条制度规范

1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登

记由行政办公室全权负责。

2、办公用品购置应遵循以下程序:每月27号之前各部门将

所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和

月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，

经部门主管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可

根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门主管批准。

3、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，

注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。

4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录;因

特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。

5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪

用办公用品。

6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。

7、办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。

8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入

库等量。

第三条管理流程设计

编制《需求计划表》审批采购入库登记发放

编制需求计划统计申购情况月末清算汇总出库登记

三、图书管理制度

第一条管理要点

1、为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续，

规范图书管理工作。

2、图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗，服务到位，

保证借还流程有序进行。

3、根据图书类别，对图书进行编号，并制作目录卡以备员

工查阅。

第二条制度规范

1、各部门可根据实际工作需要，申请申购图书。

2、按照各部门的实际需求申购图书，办公室每季度负责采

购图书1-2次。

3、对所有图书进行分类整理，贴上类别标签并编号登记，

注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。

4、按照规定时间借阅图书、归还图书;借阅期满，未按时办

理续借手续经通知仍未还书者，按照规定进行惩处。

5、借书人员妥善保管好图书，不得在书中圈点、画线、涂

写，如严重损害或丢失图书，需做出相应的赔偿，丢失图书者全

额赔偿。

6、图书管理员定期对图书进行清点，如遇图书丢失，查明

原因，报部门主管，按指示行事。

第三条管理流程设计

1、申购流程:填写申购单→审批→采购→图书入库登记

2、借还流程:查阅图书目录卡→填写借阅单→图书卡签字

→图书借阅→续借图书，再次填写图书借阅单

四、会议管理制度

第一条管理要点

1、为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进

而规范会议管理。

2、根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。

3、清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究

高效原则。

4、会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限;

提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，保证会议实效。

5、按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，

并遵守会议纪律。

6、会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工

作。

第二条制度规范

1、收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟

定会议时间、地点等做好会议通知工作。

2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行

政专员负责做好相应的会议记录。

3、行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整

理好会议记要或者会议决议，打印并张贴。

4、按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同

步整理并归档。

5、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。

如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。

第三条管理流程设计

会前:确定议题、会上所需资料准备、通知→会中:积极参与，

做好会议记录→会后:整理会议记录→张贴→归档整理

五、清洁卫生管理制度

第一条管理要点

1、为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清

洁卫生管理工作顺利进行。

2、按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并达到相应洁

净标准。

3、办公室管理人员为第一责任人，管理所有清洁项目并不

定时对卫生进行保持与维护。

第二条制度规范

1、清洁区域包括:办公区域、卫生间、会议室、地板及其他

纳入在内的区域。

2、按照排班安排，轮流打扫清洁，行政人事部人员负责卫

生检查工作。

3、清洁卫生实行卫生责任制，办公室管理人员负责管理办

公室所有区域的清洁卫生，当日值日生按时做好所有的清洁，监

督者及时做好相应的督察。

4、由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护，保证地面

整洁，茶水供应，洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。

5、值日生在规定时间内做好所有清洁项目，填写《清洁卫

生值日表》，监督员认真核实，并填写《清洁卫生监督表》。