档案数字化副本

档案数字化的意义之宇文皓月创作

档案信息资源是全球、国家、区域信息的一个重要组成部

分。在当今信息公开程度越来越高的形势下，档案的文化性质

和社会性质逐步强化，利用的范围和对象将逐步扩大。在这个

信息时代，只有当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥

重要作用时，档案和档案工作的意义和价值才干充分地全面地

展现出来。因此，我们要依照有关规定千方百计将呆滞在库房

中的档案历史信息酿成现实有用信息。作为管理和拥有档案信

息资源的档案局，要更好地适应形势发展的要求，要着眼未

来，运用数字化、信息化技术，对档案进行数字化建设，更好

地为四个现代化服务。

一、档案数字化的意义

1、档案数字化的含义

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、

数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存

储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案

信息。其以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用

计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时

提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内

容。目前，大多数档案馆保管的档案信息形态主要以纸质、缩

微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方

式，即实施手工管理和点到点的传播，即即是经过编研等初步

加工，编辑印发档案资料，实现点到面的传播，其覆盖面也还

是太小，很难跟上社会化的进程。同时，该档案信息资源的经

济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生

存”的形势。档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使

用和传播等都具有十分重要的作用。

2、档案数字化的主要内容

①档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库；

②载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及

录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据

库；

③档案专题信息的收集与建库。

3、档案数字化的主要作用

①档案数字化是档案信息化建设重要内容，而档案信息化建设

的核心是资源建设。资源建设包含两大任务：一是现有馆藏档

案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案

的数字化；二是电子文件归档与电子档案管理。

②档案数字化能有效地呵护档案原件。⑴代替原件使用，呵护

档案原件；⑵数字化副本异地保管，输出缩微胶片供永久保

管。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭

到毁灭性的破坏；⑶恢复档案资料模糊褪变的字迹及对污损残

破照片档案的修复。

③档案数字化能改善档案的利用方式。⑴不再受“孤本”的限

制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享；⑵数字影

像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异

地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们

来了解档案，利用档案；⑶“时间”不再是限制，利用者可以

随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案

上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资

源。

④档案数字化能充实各档案馆网站的内容。对我国大多数已上

网的档案馆网站来说，普遍存在网上信息资源贫乏、简薄的通

病，信息加工深度不敷，指引性信息多，实质性信息少。要改

变这种尴尬的局面，只有尽快将丰富的馆藏信息化和数字化。

⑤档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字

档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它

的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可其“馆

藏”的数字化特征是肯定的，传统档案的数字化将是其“馆

藏”的重要组成部分。

二、对档案数字化的思考

将大量的档案数字化，这是一个庞大的系统工程。首先要

做好馆藏情况的调查，包含档案的类型、载体形态与状态、馆

藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案数

字化的科学规划，其包含扫描仪等硬件的购置计划和数字化处

理规划。档案数字化要经过一个较长的过程，硬件的购置不成

能一步到位，也不需要一步到位，应从实际和长远打算，包管

扫描仪等硬件设施的成龙配套，使其具有较强的支撑能力和扩

展能力。档案数字化实施处理规划应贯彻“突出重点，分步进

行”的原则，对馆藏重点和利用率高的档案先行数字化，早日

满足大多数利用者的需求。

档案数字化必须有所选择。针对馆藏“浩瀚”的档案资源，不

加选择地全部数字化是不成能的、也是没需要的。我们应该根

据精炼、存史和利用优先原则对馆藏档案进行分类，确定哪些

馆藏档案原件应该数字化、哪些不需要数字化以及哪些优先数

字化。在实际工作当中，我们采取“珍贵档案、重点档案、特

色档案、利用率高的档案”优先数字化，力争使数字化的档案

信息成为高价值、高利用率、有序、尺度、有特色的信息资

源。

做好数字化时扫描参数的优化设置。扫描系统扫描参数的

选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响，其中扫描分辨

率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。扫描分辨率越高

得到的扫描文件就越清晰，其相应的扫描时间和存储空间就要

增加；而分辨率参数越低，扫描文件的质量就要降低。我们在

选择分辨率时应根据实际需要综合考虑，包含扫描文件的可阅

读性、存储空间、输出打印质量等。

做好档案数字化的全程控制。在档案数字化过程中，要注重全

面的质量检查，加强数据的质量控制。质量检查应包含以下几

方面：A、数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件

必须完整、排序正确，对折损严重影响扫描质量的原件应预先

修整。B、数字化后的数据质量、图像质量检查。扫描后的文件

图像应坚持档案的原貌，字迹清楚不失真，幅面摆放正确，亮

度适当，既没丢失信息，又无增加信息，无错扫、漏扫，对文

件图像质量有问题的应重新扫描；收集录入数据要丰富、准

确。C、数据联接检查。通过机读目录数据库与已扫描的档案扫

描图像文件进行联接，形成一一对应。

三、开展档案数字化问题的研究，及时解决数字化进程中的疑

难问题。

档案数字化是档案工作中的一项新内容，不成防止地会遇

到一些新情况、新问题。比方，数字化档案信息压缩及存储的

关键技术问题；数字化档案信息平安、保密技术问题；数字化

档案信息的访问形式与平安控制问题；数字化档案信息知识产

权问题；数字化档案信息的法律地位问题。针对这些新情况、

新问题，应在抓档案原件数字化工作的同时，组织力量开展档

案数字化问题的研究，及时解决工作中的一些技术性问题，同

时澄清和统一思想认识，确保档案数字化工作的顺利开展。

另外，必须加强档案数字化和数字化档案信息管理人才的培

养。档案数字化及数字化档案信息管理，涉及到计算机软硬件

与扫描技术、数字影像处理技术、存储技术和档案管理的基础

知识，绝不是只懂得计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理

知识的人所能胜任的，所以应加强这方面技术人员的培养。