如何组织一场高效的线上会议?8个步骤,6个建议
2023年10月31日发(作者：形容下雨的词语)
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如何组织⼀场⾼效的线上会议？8个步骤，6个建议作者：戴维·布尔库什(David Burkus)疫情的发展，使得我们的⼯作⽣活⽅式乃⾄商业模式随之变化，许多线下会议也都转为了线上，诸如腾讯会议等线上会议软件的⽤户呈⼏何倍数增长。在许多公司，线上会议通常是领导者⾮常担⼼的事情之⼀，甚⾄很多公司的领导者听到最多的就是“线上会议没什么⽤”。但公平地说，⾯对⾯的线下会议也收效甚微。会议时间太长，PPT资料过于繁多，发⾔⼈讲话没有重点，与会者参与感不强，每次会议结束都没有解决实际问题等等，以上这些是很多⼈不喜欢开会的原因。显然开会这件事情不会⽴即消失，⼈们还是认可举办会议的价值和必要，只是在会议的执⾏过程中，所有这些价值似乎都消失了。在线上会议中，⽆效会议的弊端更加明显，如果员⼯开完会后觉得“整场会完全可以⽤⼀封电⼦邮件解决”，那么完全可以判定这是⼀场浪费⼤家时间的⽆效会议，也会影响参会⼈员对整个团队的看法。因此，我们有必要去了解如何规划、开展⼀场有效的线上会议，并且合理地计划、组织，以及跟进会议。8个步骤组织⾼效的线上会议以下便是组织完美线上会议的8个步骤，⽆论是团队的第1次线上会议，还是第47次，你都可以参考它。1. 带着⽬标去规划。“定期开会的时间到了”并不是⼀个开会的充⾜理由，你还是要提前通知团队成员开会事项。正确的⽬标会让规划过程更顺利，因为参会者能对将要讨论的内容有真切的期望，并可以进⾏相应的规划。召开会议的其他可⾏理由还包括：对某个问题展开讨论、提出想法、做出决定，或者实时协作完成⼀份⽂件。每次会议召开会议的其他可⾏理由还包括：对某个问题展开讨论、提出想法、做出决定，或者实时协作完成⼀份⽂件。每次会议只针对⼀个⽬标，如果问题不⽌⼀个，你就该考虑组织两次会议，即使在同⼀天也⽆妨。2. 精简参会⼈员。不是团队中的每个⼈都要出席所有会议，你每次发出会议邀请，其实都会妨碍他们处理真正想做的⼯作。请记住，1⼩时的9⼈会议的成本不是1个⼩时，⽽是9个⼩时。随着会议⼈数的增加，会议的有效性通常会下降。所以你要明智地利⽤员⼯的时间，参会者名单越短越好。3. 制定合理的议程。每次会议都应该准备⼀份议程，⽽且要正确合理。研究表明，仅有议程并不会改变任何⼈对会议有效性的看法，重要的是议程内容是否合理，以及会议是否按照议程举⾏。同时，议程不要使⽤太抽象的标题，⽽是⽤问题的⽅式呈现。例如，将“营销问题”改为“如何在减少⼴告预算的同时保持收益不变?”，或者是把“随便聊聊”改为“有哪些重要的信息需要分享?”。问题式标题有两个好处。第⼀，当你提前发布议程时，⼈们就有了相应的情绪基调。第⼆，问题式标题可以让每个⼈都清楚会议是否真的有效。如果问题得到了解决，那就是⼀次真实有效的会议。4. 提前10分钟开启会议通道。善⽤会前时间有助于提升团队关系。线下会议中，关系的建⽴可能是因为参会者能⼀起从⼯位⾛到会议室，也可能是因为他们提前到会议室聊天。⽽在线上，如果你准时开始会议，就⽆形中剥夺了团队的社交时间。所以提前10分钟开启会议通道，并告知团队可以随时进⼊。在这10分钟，你还可以问⼀些问题，⿎励参会者分享现实经历。5. 利⽤会议记录。每次开会应该指派⼀位记录者来记录会议的讨论内容。尤其要记录下之前没发现的问题、新的想法和决策，以及相应的解决措施。谁在哪个时间点说了什么并不重要，重要的是要记录下参会者提出了什么想法，以及谁承诺对这些想法采取什么⾏动。6. 不要离题。随着会议的进⾏，⼀定要保证讨论不要离题，并坚持执⾏计划好的时间分配。⼀旦你稍不注意，那些在谈话中占据主导地位的过度分享者就会让讨论迅速跑题;还有些假装问问题，但实际上只是想秀出长篇⼤论的⼈也会让会议跑偏。会议安排有着明确⽬的，因此你要打断他们，让他们克制⾃⼰的分享欲。如果有⼈迟到了，你也不需要浪费时间重复介绍之前讨论的内容。他们有会议议程，也可以随时观看会议回放或阅读会议记录。7. 结束时进⾏总结。随着会议接近尾声，你要及时拉回所有⼈的注意⼒，并快速总结会议内容。如有需要，你可以让指定的记录者回顾会议记录，或者简单地捋⼀遍议程中的问题，并询问每个⼈是否已经得到了答案。最后，确认需要跟进的员⼯是否理解。如果可能的话，最好敲定每个⾏动⽅案的提交时间。8. 别急着关闭会议通道。按时或提前结束会议，但不要⽴即关闭会议通道。就像你提前⼏分钟开启会议⼀样，结束会议后⼀样可以让⼈们继续进⾏交流。如果你是线上会议的“主持⼈”，你可能必须等到所有⼈都离开会议;但如果你需要专注于其他事务，你可以选择静⾳并关闭摄像头。另外，会后⼀定要发送会议记录，或者让⼈们知道如果错过了会议，可以在哪⾥观看或收听回放。你也可以向团队成员询问会议反馈，这样可以帮助你根据他们的喜好做出调整，以此改善下⼀次会议。改进线上会议的6个⼩建议如果遵循了上述步骤，你的会前时间和会后的很长⼀段时间，都会被员⼯认为是有价值的。不过这⾥还有⼀些⼩建议，可以帮助你更有效地规划和组织线上会议。1. 控制发⾔时间所有会议真正有价值的地⽅都在讨论过程中显现，线上会议尤其如此。⼀个⼈演讲的时间过长，会让团队成员对会议抱有随意、轻视的态度，然后退出去做⼀些真正的⼯作，或者去玩⼿机。因此即使需要发⾔，你也要⿎励发⾔⼈不时停下来提问，进⾏简短的讨论，以重新吸引听众的注意⼒。2. ⿎励交流时互提姓名说到吸引注意⼒，没有什么⽐听到⾃⼰的名字更能吸引⼈了。叫名字可以吸引那些还没有参与到谈话中的⼈，让他们感到⾃⼰被重视。但同样要⽴好规矩，让每个⼈在说话之前都先⾃报家门(如“我是XX，我们来聊聊……”)。这样有助于让发⾔者有存在感，并让听众清晰明了，还能让你更容易从参会者中出谁在发⾔。3. 从积极的事情开始讨论开会和很多事情⼀样，都会受到第⼀印象的影响，最先提到的事情更容易被记住。被记住的不仅有内容，还有情绪。因此以积极的态度开始，⼈们就会记住这是⼀次积极的会议。事实上甚⾄有研究表明，会议也有传染效应，也就是说，如此以积极的态度开始，⼈们就会记住这是⼀次积极的会议。事实上甚⾄有研究表明，会议也有传染效应，也就是说，如果团队的领导者⼀开始就带着正能量，那么随着时间的推移，这种正能量和积极情绪也会传染给团队的其他成员。4. 适当休息以视频会议为例，斯坦福⼤学开展的⼀项研究发现，视频会议会扰乱我们的个⼈空间感，甚⾄引发恐慌反应。在视频会议中，我们认为的某⼈在个⼈空间中的占⽐，很⼤程度上取决于他在屏幕上的脸的⼤⼩。⼤脸会让⼈觉得别⼈离得很近，甚⾄会让参与者产⽣类似于“打还是跑”的应激反应。⽽满屏⼩脸看起来就像远处的⼈，⽽且全都在盯着⾃⼰。这两种情况对我们的⼤脑来说都不是那么舒服。因此，在长时间的会议中，需要频繁的休息来舒展⾝体、放松眼睛，或者分割屏幕，加⼊幻灯⽚和其他刺激⼤脑的视觉元素，这些都有助于减少视频疲劳。5. 拆分团队如果你的团队太⼤，所有⼈都要参加线上会议，可以考虑留出时间进⾏分会场讨论。这样可以提⾼每个⼈的参与度，防⽌过度分享者主导谈话。只要你能够提纲挈领，注意到每个分会场⾥的宝贵想法，并带回主会场集中讨论即可。6. 利⽤聊天对话框理想情况下，对话框⾥的讨论和滚动留⾔应该越少越好，以便参会者专注于会议。但总有⼀些时候，有⼈需要向主持⼈发送简讯、即时共享资源，或者解释他们不得不临时退出的原因。上述情况最好能在聊天对话框中说明，⽽不是打断讨论进程。将这6个⼩建议与之前的8个步骤相结合，你就可以利⽤线上会议挖掘出团队中每个⼈的奇思妙想，⽽不是让他们觉得只需要⼀封电⼦邮件就能解决问题。《远程⼯作法》[美]戴维·布尔库什(David Burkus)
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